Вопросы на собеседовании: Менеджер цепочки поставок

Управление цепями поставок координирует потоки материалов, информации и денег от поставщиков к клиентам.

• Восходящая часть включает поиск поставщиков, закупки и входящие поставки.
• Внутренняя часть включает планирование, запасы, производство и складирование.
• Нисходящая часть включает исполнение заказов, транспортировку и доставку клиентам.
• Практическая цель состоит в стабильном сервисе при приемлемых совокупных затратах и уровне запасов.

Цикл от закупки до оплаты начинается с утвержденной потребности и заканчивается оплатой поставщику.

• Инициатор создает заявку на закупку с товаром, количеством, датой и центром затрат.
• Отдел закупок проводит поиск или выбирает поставщика и выпускает утвержденный заказ на закупку.
• Приемка регистрирует товар или услугу, а бухгалтерия сопоставляет поступление и счет с заказом.
• Корректный сопоставленный счет утверждается к оплате по согласованным условиям.

Заявка на закупку является внутренним запросом на покупку, а заказ на закупку является утвержденным заказом, отправленным поставщику.

• Заявка описывает потребность бизнеса и проходит проверку бюджета и полномочий.
• Заказ фиксирует коммерческое обязательство, включая количество, цену, дату поставки и условия.
• Заявку можно отклонить или изменить до выбора поставщика, а принятый заказ может создавать договорные обязательства.

Запрос котировок предлагает поставщикам указать цену на четко определенную потребность.

• Он подходит для сопоставимых товаров или услуг, когда спецификация, количество и условия поставки уже известны.
• Поставщики обычно указывают цену за единицу, срок поставки, срок действия предложения, условия оплаты и перевозки.
• Закупки сравнивают предложения по совокупным затратам и соответствию требованиям, а не только по самой низкой цене.

Я бы сравнивал поставщиков по совокупным затратам, качеству, возможностям доставки, мощности и рискам.

• Совокупные затраты включают цену за единицу, перевозку, пошлины, условия оплаты и вероятные затраты на качество.
• Подтверждением качества могут быть история дефектов, сертификаты, образцы и выполнение корректирующих действий.
• Возможности доставки включают заявленный срок, историю своевременности, доступную мощность и местоположение.
• Финансовая устойчивость, соответствие требованиям и зависимость от одной площадки или субпоставщика показывают риск непрерывности.

Заказ на закупку дает поставщику санкционированное и отслеживаемое указание о том, что поставить и на каких условиях.

• Он фиксирует товар или услугу, количество, цену, место и требуемую дату поставки.
• Он создает ссылку для подтверждения поставщиком, приемки, сопоставления счета и отчетности по расходам.
• Контроль согласования предотвращает несанкционированные обязательства и удерживает закупки в рамках бюджета.

Перед выпуском я бы проверил стороны, данные товара, количества, коммерческие условия и инструкции по доставке.

• Код поставщика, юридическое лицо, валюта и контакт закупщика должны соответствовать утвержденному источнику.
• Номер товара, описание, спецификация, единица измерения и количество должны быть однозначными.
• Цена за единицу, налоги, условия оплаты и Incoterm должны соответствовать предложению или договору.
• Адрес доставки, требуемая дата и требования к упаковке или качеству должны быть заполнены.

Трехстороннее сопоставление сравнивает заказ на закупку, документ приемки и счет поставщика перед оплатой.

• Заказ подтверждает, что было утверждено и по какой цене.
• Документ приемки подтверждает, какое количество фактически получено и принято.
• Счет должен совпадать с ними в пределах допусков, а отклонения по количеству или цене требуют проверки.

Изменение заказа следует оформить утвержденной редакцией, чтобы поставщик и внутренние записи оставались согласованными.

• Изменения количества, цены или даты могут повлиять на бюджет, планы запасов и мощность поставщика.
• Редакция сохраняет аудиторский след вместо сокрытия изменения в письме или таблице.
• Поставщик должен подтвердить обновленный заказ до поставки, если изменение влияет на его обязательства.

Мастер-данные поставщика представляют собой контролируемую запись ERP для идентификации поставщика и операций с ним.

• Они включают юридическое название, адреса, налоговые идентификаторы, контакты, валюту и условия оплаты.
• Закупочные поля могут включать срок поставки, Incoterm, способ заказа и разрешенную закупочную организацию.
• Изменения банковских реквизитов требуют независимой проверки, потому что неверные данные могут перенаправить платежи.

Я бы отслеживал доставку, качество, затраты и скорость реакции с помощью единообразно определенных показателей.

• Доставку можно измерять своевременностью или OTIF относительно подтвержденной даты и количества.
• Для качества можно использовать долю дефектов, отклоненные партии, возвраты или дефекты на миллион для массовых товаров.
• Показатели затрат включают отклонение закупочной цены, срочную перевозку и расхождения в счетах.
• Скорость реакции можно измерять временем подтверждения и закрытия корректирующих действий.

Утвержденный поставщик соответствует минимальным требованиям для поставки товара, а предпочтительный является первым коммерческим выбором среди утвержденных источников.

• Утверждение обычно следует после проверки качества, соответствия требованиям, возможностей и обязательных документов.
• Предпочтительный статус может отражать лучшие затраты, сервис, мощность или договорные условия.
• Компания может иметь несколько утвержденных поставщиков, направляя основную долю объема одному предпочтительному.

Страховой запас представляет собой дополнительный запас для компенсации неопределенности спроса или пополнения.

• Он защищает сервис, когда спрос выше прогноза или поставка приходит позже плана.
• Он отделен от циклического запаса, который покрывает ожидаемый спрос между обычными пополнениями.
• Больший страховой запас снижает риск дефицита, но увеличивает оборотный капитал, хранение и риск устаревания.

Страховой запас в основном зависит от изменчивости спроса, изменчивости срока поставки и целевого уровня сервиса.

• Более нестабильный спрос требует большего буфера из-за более широкой ошибки прогноза.
• Более долгий или менее надежный срок пополнения увеличивает период, который должен покрывать запас.
• Более высокий целевой уровень сервиса увеличивает статистический коэффициент и сам буфер.
• Параметры нужно регулярно пересматривать, потому что старые данные об изменчивости дают неверный уровень запаса.

Точка перезаказа представляет собой позицию запаса, при которой нужно запустить пополнение.

• Базовая формула равна ожидаемому спросу за срок поставки плюс страховой запас.
• Позиция запаса обычно равна наличию плюс открытые поставки минус зарезервированный спрос.
• Точку нужно обновлять при изменении среднего спроса, срока поставки или политики страхового запаса.

Точка перезаказа равна 250 единицам.

• Спрос за срок поставки равен 20 единицам в день, умноженным на 10 дней, то есть 200 единицам.
• После добавления 50 единиц страхового запаса получается 200 плюс 50, то есть 250 единиц.
• Когда позиция запаса достигнет 250, по этой простой политике нужно запустить пополнение.

Циклический запас покрывает ожидаемый спрос между пополнениями, а страховой запас покрывает неопределенность.

• Если каждую неделю заказывают 700 единиц для предсказуемого ежедневного потребления, эти 700 единиц являются циклическим запасом.
• Отдельный буфер на опоздание поставки или спрос выше прогноза является страховым запасом.
• Размер заказа в основном определяет циклический запас, а изменчивость и уровень сервиса определяют страховой.

Срок поставки является временем от размещения или выпуска заказа до доступности материала для использования.

• Он может включать обработку заказа поставщиком, производство или комплектацию и подготовку к отправке.
• Перевозка, таможенное оформление, разгрузка, проверка и приемка в системе также могут входить в полный срок пополнения.
• Перед сравнением данных компания должна единообразно определить начальную и конечную точки.

Изменчивость срока поставки делает дату прибытия неопределенной и повышает риск дефицита даже при стабильном среднем спросе.

• Среднее значение 10 дней может скрывать поставки со сроком от 6 до 18 дней.
• Для планирования нужна фактическая история от заказа до доступности, а не только срок из ERP.
• Более широкий разброс может потребовать большего страхового запаса, более надежного поставщика или обновленного обещанного срока.

Минимальный объем заказа представляет собой наименьшее количество, которое поставщик примет в одном заказе.

• Минимум может быть связан с производственной партией, упаковкой, экономикой перевозки или административными затратами.
• Если минимум превышает ближайший спрос, средний запас и оборотный капитал увеличиваются.
• Покупателю нужно сравнить выгоду в цене со стоимостью хранения, сроком годности и риском устаревания.